El Formulario I-9 es el recaudo fundamental para verificar la autorización de trabajo. Se usa para certificar la verificación de autorización de trabajo de un empleado. Una empresa debe verificar que un ciudadano tiene el permiso respectivo para trabajar antes de que inicie en el empleo.
Este Formulario I-9 posee también su proceso respectivo, que a continuación te lo explicaremos junto una serie de datos más que debes tener en consideración para este trámite.
Tabla de Contenidos
¿Qué es el Formulario I-9?
El Formulario I-9 tiene que ver con la Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este lo deben de llenar los empleadores y los empleados cuya vinculación laboral se establece en los Estados Unidos o Puerto Rico. Se halla en formato PDF y se conforma de solo dos páginas para llenar.
Lo puedes encontrar en español o en inglés. La presentación en español solo está enfocada para ser utilizado en Puerto Rico, pero te puede orientar como una guía para llenar el que sé plantea en inglés. Simultáneamente sucede con los instructivos que lo acompañan.
Su modelo original en inglés se halla en formato impreso, es decir, para poder ser impreso y llenado, no obstante, también está la alternativa de usar el PDF interactivo, con el cual podrás tramitarlo directamente desde tu computador.
¿Para qué se utiliza?
El Formulario I-9 se usa para documentar la evidencia de la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo empleado que ha sido contratado para trabajar en Estados Unidos. Lo debe de llenar tanto empleadores como empleados, sin discriminar si estos últimos son ciudadanos o no.
Este documento permite llevar de forma organizada los datos del trabajador, del empleador y declarar la presentación de los documentos requeridos para que alguien labore en el país. Esta documentación está establecida en la última página, los cuales debe percibir el empleador antes de contratar a un sujeto legalmente.
Por lo tanto, lo que debes saber es que si vas a contratar a un ciudadano en el país debes de llenar este formulario y facilitarle el formato a la persona para que este llene los ítems que le corresponde. A su vez, es tu deber verificar que los papeles que te presente sean originales, le correspondan y estén vigentes. Lo mismo se dicta para empleadores y trabajadores en Puerto Rico.
¿Cuáles son las pautas para llenar el Formulario I-9?
Las Instrucciones para el Formulario I-9 las puedes encontrar señaladas en el instructivo que expide USCIS. Este puede ser un algo extenso, pero te detalla el paso por paso cada uno de los ítems que debes llenar, de forma que puedes realizar la presentación del formulario perfectamente.
También hallarás la versión en español, lo cual es una gran ayuda pues te puede orientar en el trámite del formulario en inglés. Son en total 20 páginas, muy bien descritas. Estrictamente, no es indispensable que el empleado lea las instrucciones que le competen al empleador y viceversa, si no es por motivos de información.
Estas son las instrucciones que indican en dicho formulario:
- El empleador debe posibilitar el acceso al trabajador para que este pueda llenar la sección que le compete y estar al pendiente de los documentos que se solicitan.
- La opción para llenar e imprimir es mucho más práctica. Establece espacios para ser directamente elegidos y te permiten escoger entre las diversas opciones. Amerita tener Adobe Reader descargado y actualizado para lograr acceder.
- En la situación de ser llenado a mano, este no puede tener enmiendas, tachones. Y por lo tanto, la letra debe de ser comprensible.
- El documento siempre debe estar con la firma y la fecha. El formulario no se recibirá si no tiene la firma (a mano).
- Se denota con N/A (No Aplica) cuando sea necesario.
- Los empleadores que viven en Puerto Rico pueden hacer uso de la presentación en español o en inglés. Sin embargo, los que están fuera de él deben conservar la modalidad en inglés y si lo desean pueden guiarse por el formato en español.
- Los documentos originales deben ser reintegrados al titular.
- Te sugerimos leer el instructivo antes de llenar el formulario. Así como, te invitamos a leerlo una primera vez y luego una segunda antes de llenar el documento. Si vas a completarlo a mano, recuerda usar bolígrafo con tinta negra y hacer uso de la letra de molde.
También, puedes acceder al detallado instructivo que tiene incorporado el Formulario I-9. Lo puedes hacer por medio de este link.
Formato correcto
Ahora bien, hablemos del Formato del Formulario I-9. Saber cómo es este formato, qué lo conforma y en qué modelos los puedes conseguir te ayudará iniciar el trámite asertivamente. Así como te ayudara como guía para cuando te toque llenarlo.
Para iniciar, debes saber que lo puedes encontrar en formato PDF. Está compuesto por tan solo tres páginas, este es uno de los formularios más prácticos de llenar que habilito USCIS. De estas dos páginas, solo debes llenar las dos primeras secciones, ya que la última es informativa.
Lo puedes ver en español o en inglés. Sin embargo, su modelo en español está originada exclusivamente para empleadores y empleados que viven en Puerto Rico. El resto debe tramitar obligatoriamente el formulario en inglés, igualmente puedes conseguir en dos opciones: para imprimir y llenar, y otra alternativa para llenar directamente desde una computadora.
Ya dentro del formulario, observarás los datos que te piden, los cuales no varían en sus modalidades. Estos fundamentalmente son:
- Datos del Empleado y Declaración es el primer renglón que encontrarás. Abarca toda la primera página y, tal y como su denominación lo indica, está enfocada en el empleado. Te pide los datos básicos, personales y de residencia, y la declaración. En esta se solicita el estatus de inmigración, firma y fecha.
- Certificación del Preparador y/o Traductor. También forma parte del renglón 1. Se llena si en dado caso se hizo uso de un traductor y/o preparador para completar el formulario. Únicamente piden los datos básicos de dicho traductor.
- Revisión y Verificación del Empleador o Representante Autorizado. El renglón 2 le corresponde al empleador. Este debe indicar los datos del empleado e introducir los datos específicos de los documentos que fueron suministrados, acatando los que menciona la lista que sale en la última página de identidad y autorización de empleo.
- A su vez, en el renglón anterior, se encuentra la declaración del empleador. Este declara haber analizado el documento para asegurarse de que fuera genuino, dirigido al empleado y de ello comprendió que está autorizado para laborar en los Estados Unidos.
- Debe denotar la fecha en la que inicio a laborar y luego pedir los datos básicos del empleador.
- Re-verificación y Contrataciones. También lo debe indicar el empleador (o representante). Debe suministrar su nombre completo, así como el ISN, fecha de contratación, título, fecha de origen y número de documento de la autorización de trabajo. Luego el empleador debe de firmar, y anotar la fecha y nombre.
- En la última página podrás encontrar una lista de documentos que el empleado puede suministrar y que son valederos para la contratación. Pueden ser los indicados en la lista A o una vinculación de la B y la C.
Como puedes observar, no es nada complicado. La mejor de esto, es que se puede hacer donde sea que estés, en el tiempo que sea oportuno. Importante destacar, con referencia al renglón 2, el empleador debe firmarla y completarla en la sede, 3 días hábiles luego de haber contratado al empleado.
Son datos muy elementales los que te piden. Ahora solo te queda conocer descargar el formato. Para ello, te suministramos los enlaces de descarga de los formularios: versión español y en ingles, los cuales también puedes hallar en la página oficial de USCIS.
¿Dónde debe presentarse el Formulario I-9?
Ya para culminar, toca hablar de la Presentación del Formulario I-9. Como te señalamos antes, esto no está designado a entregarse. Se procesa como un trámite interno, entre las partes empleador y empleado. En dado caso, es el empleador quien le debe suministrar el formulario al empleado.
Por lo tanto, el propósito de este es documento o formulario es llevar un registro al empleador o representante legal. Esto no quiere decir, que no pueda ser solicitado en un momento dado por funcionarios del Departamento de Seguridad Social, de Justicia o de Trabajo, pero ese no es su propósito inicial.
Es importante, para estos organismos tener la formalidad que se lleve este registro, particularmente en temas legales. Esto les facilita la labor de investigación, de darse el caso. Sin embargo, lo que debe realizar el empleador con este formulario es:
- Tener archivado este formulario para cada empleado que esté en nómina.
- Guardarlo por un año después de dar por culminado el empleo o tres años luego de la fecha de contratación.
En conclusión, no es necesario presentar este formulario ante USCIS ni tampoco ante el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE). Igualmente puedes ir a la página web de USCIS aquí, para ver más información de este tema.
