El Formulario W9, trata de una planilla que se llena con el sencillo uso de la generación de cargos como contratistas autónomos, sin necesidad de estar afiliados obligatoriamente a un contrato formal de permanencia en el trabajo.
A continuación te indicaremos en que se fundamenta este Formulario W9, las instrucciones para su llenado y algunas consideraciones importantes que debes tener en cuenta para su elaboración.
Tabla de Contenidos
¿Qué es el Formulario W9?
El Formulario W9 también es conocido como Forma W-9, es un formulario del Servicio de Rentas Internas (IRS o Internal Revenue Service) que está destinado para aquellos sujetos que laboran por cuenta propia, como son los contratistas independientes.
Sin embargo, no siempre debes de llenar este formulario para tus clientes. Para que esto suceda, el monto que esperas percibir por parte de esta empresa por razón de prestación de servicios debe ser mayor a los $600 por año.
¿Para qué sirve el Formulario W9?
Pues bien, hay otras circunstancias en las que puedes requerir un Formulario W9 y que no están vinculadas en nada con tu clientela:
- Piensa que es probable que los bancos y otras organizaciones financieras pueden pedir un Formulario W-9, para informarle al IRS sobre la cantidad de dinero que has percibido en intereses o dividendos.
- También puede pasar que un banco te pida un Formulario W9 del IRS al momento de aperturar tu cuenta bancaria.
- En caso de comprar o alquilas un apartamento, puede que también requieras consignar un Formulario W-9 para completar el proceso. Lo mismo puede pasar si solicitas un préstamo al banco o inclusive una tarjeta de crédito.
¿Cómo completar el Formulario W9?
Llenar el Formulario W-9 es bastante práctico de hacer. Sin embargo, en caso de dudas, revisa esta guía paso a paso y evita cualquier error:
- Lo primero que debes realizar es escribir tu nombre completo tal como sale denotado en tu declaración de impuestos en la casilla 1.
- En la primera parte, también hallaras un renglón para escribir tu serial del seguro social. Recuerda que tanto tu nombre como el serial del seguro social (SSN o Social Security Number), deben ser igual a la información que tienes consignado en el IRS para tu declaración de impuestos.
- Luego en las líneas 5 y 6, detalla bien tu dirección de residencia. Esta dirección debe ser igual a la que se refleja en tu declaración de impuestos.
- No olvides indicar también el número de identificación de tu respectivo empleador. Verás esta casilla en la Parte 1 de dicho formulario.
- Importante: Si eres representante de una empresa, debes escribir tu nombre legal completo en la casilla número 2.
Aspectos a tomar en cuenta para llenar el Formulario W9
Aunque el Formulario W-9 es un soporte fiscal estándar, no debería ocasionarte tantos problemas, hay ciertos puntos que debes tener en consideración:
No debes entregar un Formulario W-9 si eres un trabajador dependiente
- Si estás iniciando a laborar en una nueva empresa como empleado dependiente y tu empleador te suministra un Formulario W-9 en blanco, no te apresures en llenarlo. Pregúntale primero si trabajarás como contratista independiente, o en otras palabras, como trabajador por cuenta propia, o lo opuesto, si eres un empleado. Ya que los empleados dependientes deben presentar un Formulario W-4 y no un W-9.
- Mientras que los trabajadores independientes están sujetos a declarar el pago de sus impuestos, si eres un empleado dependiente, es tu empleador quien debe deducir los impuestos de tu ingreso mensual y reportarlo al IRS.
Confirma enviar el Formulario W-9 de forma segura
- Como sugerencia, no hagas el envío de tu Formulario W-9 como un archivo anexo por WhatsApp u otra aplicación de mensajería. Considera que esta hoja tiene información personal sensible, como son tu SSN y dirección.
- Si vas a enviarla por correo electrónico, confirma de hacerlo por medio de uno que esté cifrado. De ser factible, decídete por otros métodos de entrega, como la consignación personalizada.
Verifica la razón del solicitante antes de entregar un Formulario W-9
- Tal como señalamos anteriormente, los que te pueden solicitar este formulario son tus clientes, siempre que ganes más de $600 al año con ellos, el banco, un prestamista, o una cooperativa de crédito, etc.
- Si no estás confiado de por qué te están solicitando un Formulario W-9, pregunta el motivo. No olvides que este formulario tiene información personal que de caer en manos maliciosas, puede causar estragos en tu economía.
No le suministres un Formulario W-9 a una empresa o sujeto que no conoces
- Siempre debes tener cautela antes de suministrar un documento que tenga información confidencial, como son tu nombre completo, dirección de residencia y tu SSN.
- Si no conoces bien la empresa que te está pidiendo el formulario, no la suministres. Ten en cuenta que esta forma del IRS está destinada para tus clientes y que solo debes consignarla en caso de que le brindes uno o varios servicios, cuyo dividendo unitario o global sea mayor a los $600 anuales.
¿Qué se debe hacer con el Formulario W9 si se está sujeto a una Backup Withholding?
La Backup Withholding es una tasa de retención sumada del 24% sobre los pagos que percibes a título personal o por tu empleo. Hay dos razones que pueden requerir que estés adherido a esta retención adicional:
- Tu nombre y SSN no corresponden con los registrados en el IRS.
- Posees deudas tributarias pendientes, y el IRS te ha participado que estás sujeto a dicha retención obligatoria, hasta que la cifra de tu deuda se pague por entero.
Muchos de los contribuyentes están libres del backup withholding. Por ello deben marcar la casilla que sale en la línea 2 de la parte 2.
Las transacciones inmobiliarias no están adheridas a una backup withholding, por lo que también pueden tildar esta casilla en caso de estar completando el Formulario W-9 para esta finalidad.
Las corporaciones también se encuentran exentas de las backup withholdings, pero es probable que deban indicar un código particular de exención en la casilla “código de beneficiario exento” de la lineación 4. Lo mismo se dispone si estás exento de entregar información de acuerdo con la Ley de Cumplimiento de Impuestos sobre Cuentas Extranjeras (FATCA). En este caso, debes indicar el código de exención del informe FATCA en ese mismo renglón.
Preguntas Frecuentes
¿Cuántas veces debo actualizar el Formulario W-9?
Debes actualizar tu Formulario W-9 cada vez que existan variaciones en tu información, como son el nombre, nombre comercial, dirección de residencia, tu número de Seguro Social o en el correspondiente número de identificación de tu empleador.
Recibí un Formulario W-9 por error. ¿Qué tengo que hacer?
No es habitual, pero puede suceder que recibas un Formulario W-9 por equivocación. Este formulario se usa para pedirle formalmente a una persona o empresa que suministre su nombre legal, dirección y SSN para poder generarle los documentos fiscales pertinentes según el IRS.
En general, cualquier compañía que te pague intereses, dividendos, retribución económicas o cualquier otro tipo de ingreso que debe declararse, te dara un Formulario W-9 para que la llenes y la consignes.
Si percibes una Fórmula W-9 del IRS de una fuente no confiable, es decir, que no te devengara un monto de dinero por alguno de los motivos ya mencionados en este artículo, pregúntale sus razones por que es probable que no sea necesario.
Advertencia. No completes ni envíes el Formulario W-9 si tienes dudas. Si quieres arrojar más luz sobre el asunto, contacta con un contador o especialista tributario.
Recibí un W-9 de mi empleador, ¿qué debo hacer?
Si estás o estabas como trabajador dependiente, percibes un cheque de pago regular y tu empleador repentinamente te pide que completes un Formulario W-9, es probable que quiera tratarte como un contratista independiente. Esto puede ser una situación bastante confusa para ti y de seguida veremos por qué.
Estima que hay razones valederas por las que podrías variar de ser un empleado a un contratista independiente. Por ejemplo, a veces los empleadores pueden estar pasando por una situación económica difícil que les dificulte pagar los sueldos y los impuestos de nómina. Reubicarte como un contratista independiente les daría una salida fácil, ya que no tendrán que cancelar esos impuestos.
En situaciones como estas, pregúntate si tus deberes y dependencia varían también con la reubicación. Si te siguen considerando como un empleado, no sería justo aceptar que el empleador especifique que eres un contratista independiente ante el IRS. Puede ser, si tu empleador te sigue exigiendo la asistencia de un horario, por ejemplo, debes solicitarle amablemente que te califique como empleado y no como contratista independiente.
Ten en cuenta que si tu empleador te valora como un contratista independiente, debes de pagar la mitad de tus impuestos sobre los ingresos de nómina y un impuesto adicional por laborar por cuenta propia.
Por lo general, puedes distinguir si eres un empleado o un contratista independiente analizando ciertos eventos. Si tu empleador estipula cómo, cuándo y dónde vas a laborar, el monto de tu salario, la manera de pago y te suministra ciertos beneficios (tales como bonos o vacaciones) eres entonces un empleado y no debes completar un Formulario W-9.
